El término archivo (del latín archīvum, y este del griego αρχεīον) puede hacer referencia a lo que comúnmente se conoce como una «institución responsable de la custodia, tratamiento, inventario y conservación de documentos» en diferentes soportes, «así como de la puesta a disposición de los usuarios de copias de estos».
También, por metonimia, se denomina así al edificio o local donde se conservan y custodian los documentos generados y/o recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. La denominación también puede hacer referencia al contenedor (una sala, un cajón, o un armario) cuya función consiste en conservar y custodiar igualmente tales documentos.
No obstante, el concepto también se refierir al «conjunto de documentos que una persona física», o jurídica, ha reunido durante el ejercicio de su actividad.
En resumen, como palabra polisémica, puede hacer referencia a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
Los archivos tienen por función ser fuentes para la historia y la memoria, y garantizar el ejercicio de derechos.
Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados. En otro tiempo, se llamaron chartarium, scrinium, tabulárium. Consta su existencia en el Antiguo Egipto, en Asiria, en Grecia y en Roma y de algunos textos de las Sagradas Escrituras se infiere que también existían en el pueblo de Israel. Por regla general, excepción hecha de los palaciegos asirios y persas, los archivos de las civilizaciones antiguas se hallaban en el recinto de los templos. En Roma, se conservaban los tratados de paz y alianza en el templo de Júpiter Capitolino. Los anales de los pontífices en el de Juno, los registros de los nacimientos en el de Saturno.
La práctica de conservar documentos oficiales es muy antigua. Los arqueólogos han descubierto archivos de cientos (y a veces miles) de tablillas de arcilla que se remontan al tercer y segundo milenios a. C. en yacimientos como Ebla, Mari, Amarna, Hattusas, Ugarit y Pylos. Estos descubrimientos han sido fundamentales para conocer los alfabetos, las lenguas, la literatura y la política de la Antigüedad.
Los archivos estaban bien desarrollados por los antiguos chinos, los antiguos griegos y los antiguos romanos (que los llamaban Tabularia). Sin embargo, esos archivos se han perdido, ya que los documentos escritos en materiales como el papiro y el papel se deterioraban con relativa rapidez, a diferencia de sus homólogos en tablillas de arcilla. Los archivos de iglesias, reinos y ciudades de la Edad Media sobreviven y, a menudo, han mantenido su carácter oficial ininterrumpidamente hasta la actualidad. Son la herramienta básica para la investigación histórica sobre este periodo.
Inglaterra después de 1066 desarrolló archivos y métodos de acceso a los mismos. Los suizos desarrollaron sistemas archivísticos después de 1450.
Los primeros predecesores de la archivística en Occidente son los manuales de Jacob von Rammingen de 1571 y el De Archivis libris singularis de Baldassarre Bonifacio de 1632.
El pensamiento archivístico moderno tiene algunas raíces que se remontan a la Revolución Francesa. Los Archivos Nacionales Franceses, que poseen quizás la mayor colección de archivos del mundo (con registros que se remontan hasta el año 625 d. C.), fueron creados en 1790 durante la Revolución a partir de varios archivos gubernamentales, religiosos y privados incautados por los revolucionarios.
En 1883, el archivista francés Gabriel Richou publicó el primer texto occidental sobre teoría archivística, titulado Traité théorique et pratique des archives publiques (Tratado de teoría y práctica de los archivos públicos), en el que sistematizaba la teoría archivística del respect des fonds', publicada por primera vez por Natalis de Wailly en 1841.
Pueden existir diferentes tipos de calificación de los archivos por diversos criterios. Por ejemplon, en función de su:
contenido: los administrativos, notariales o registrales, cartográficos, literarios o fotográficos.